Belgelendirme Faaliyeti Prosedürü

 1.AMAÇ VE KAPSAM:

Bu prosedürün amacı; Belgelendirme Kuruluşu’nda uygulanmakta olan TS EN ISO/IEC 17024 Personel Belgelendirme Yönetim Sistemi bünyesinde belgelendirme prosesine ilişkin kişi, kuruluş ve kurumların personel belgelendirilmelerine yönelik talep edilen belgenin verilmesi, geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, vize ve gözetim işlemleri, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, iptali, askıya alınması karar ve onayının, Belgelendirme Kuruluşu politikaları ile uyumlu, mesleki alandaki gelişmelerini yansıtan ve belgelendirilecek müşteri/adayın ihtiyaçlarına cevap verecek şekilde uygulanmasıdır.

Belgelendirme Kuruluşu ; Belgelendirmeyi verme, sürdürme, yenileme, kapsamını genişletme ve daraltma, askıya alma ve geri çekme dâhil belgelendirmeye ilişkin kararların ve işlemlerin tümünden sorumludur ve bunlar için yetkiyi elinde tutmaktadır.

Personel Belgelendirme Yönetim Sistemi tüm belgelendirme süreçleri ve dokümanlarını kapsar.

2. UYGULAMA DETAYI:

TANIMLAR:

Program Komitesi: Belgelendirme Programlarının geliştirilmesinden, sürdürülmesinden ve gözden geçirilmesinden sorumlu kurul.

Karar Vericiler: Yapılan sınavların, sınav sonucu ortaya çıkan kayıtların doğrulanmasını ve talep durumunda veya herhangi bir değişiklik ya da itiraz/şikâyet söz konusu olduğunda belgenin verilmesi, geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, iptali, askıya alınması kararını adil ve tarafsız bir şekilde vermekle yükümlü olan, tarafsız bir yapıya sahip kararı veren kişilerdir.

Müşteri/Aday: Belirlenmiş olan ön şartları karşılayan ve belgelendirme prosesine katılmasına izin verilen başvuru sahibi.

Sınavı yapan: Belgelendirme konusu ile İlgili teknik ve kişisel niteliklere sahip, bir sınavı yapacak ve/veya derecesini belirleyebilecek yeterlikteki kişi/kişiler.

Belgeli Personel: Tanımlanmış şartları karşılamış ve sınavı başarmış olan aday/başvuru sahibi.

Gözetim: Belgelendirme Kuruluşu tarafından, belgelendirilen kişilerin belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliğinin sürdürüldüğünün kontrolü için yapılan faaliyet.

2.1 Belgelendirme Programlarının Hazırlanması Ve Geliştirilmesi:

Belgelendirme Kuruluşu Belgelendirme prosesi programlarının hazırlanması, sürdürülmesi ve geliştirilmesi, Adayların yeterliğinin değerlendirilmesi için kullanılacak yöntem ve metotları belirlemiş PB.PR13 Program Oluşturma, Geliştirme ve Gözden Geçirme ve Değişiklik Prosedürü’ ne göre gerçekleştirmektedir.

Belgelendirme süreci ile ilgili sınav sonuç itiraz veya sınav yapan, sınav değerlendiren, karar verici veya Belgelendirme Kuruluşu personeli hakkında itiraz ve şikayet gelidği durumda değerlendirmeler PB.PR08 İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

Belgelendirmeye ilişkin şartlar, bunların değerlendirilmesi ve kararı sadece talep edilen belge kapsamı ile doğrudan ilgili hususlar ile sınırlı tutulur

2.2 Belgelendirme Programlarının Duyurulması:

Belgelendirme Kuruluşu Belgelendirme programları Program Komitesi tarafından; programlar hakkında genel bilgiler, programa katılım için gerekli şart ve evraklar, kesinleşen sınav tarihleri Belgelendirme Kuruluşu web sitesinden yayınlanır. İlgili aday/başvuru sahibi, kuruluş ve kurumlara basın, faks, e-posta veya telefon yolu ilede bildirilebilir.

2.3 Adayda/Başvuru Sahibinde Aranan Şartlar ve Gerekli Evraklar:

Belgelendirme Kuruluşu Belgelendirme sürecinde belgelendirme türüne göre adayda/başvuru sahibinde aranan şartlar ve istenen evraklarla ilgili programlar, başvuru kiriteleri ve Sınav şartnamelerinde belirtilmiştir.

2.4 Belgelendirme Başvurusu:

Belgelendirme Kuruluşu Adaylar/Başvuru Sahipleri belgelendirme başvurusu için ihtiyaç duyacabileği ve ücretlendirme bilgilerine Belgelendirme Kuruluşu web sitesinden ulaşarak başvuru sürecini başlatırlar.

Belgelendirme için başvurular aşağıdaki şekilde yürütülür;

2.4.1 Ön Başvuru:

Belgelendirme Kuruluşu Belgelendirme başvuru talepleri sekreter tarafından takip edilir. Ön başvuru Belgelendirme Kuruluşu web sitesinden veya elden yapılabilir. Gelen talepler PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formu ile kayıt alıtna alınır. Elden alınan başvurularda Aday/Başvuru Sahibinin formu doldurması ve imzalaması sağlanır. Web ile yapılan başvurularda Aday/Başvuru Sahibi evraklarını teslim etmeye geldiğinde Başvuru Formunu web den doldurduğu alanları kontrol ederek imzalar. Başvurular sekreter tarafından alınıp kalite yöneticisi ve belgelendirme müdürü tarafından adayın uygunluğu, prosedürleri ve risk analizine göre kontrol edilerek onaylanır. Bu işlemler tamamlandıktan sonra ön başvuru tamamlanmış olur.

Başvuru esnasında, Adayın/Başvuru sahibinin işi yapmasına engel oluşturabilecek bir durum ve/veya uzuv kaybı varsa, bu durum başvuru alan sekreter veya başvuruyu alan personel tarafından PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formu da belirtilir ve başvurusu uygun değilse red edilir. Gerekirse sağlık raporu istenebilir.

Adaylar/Başvuru Sahipleri, web sitesi üzerinden sınav başvurusunda bulunabilirler. Web sitesi üzerinden başvuran adaylar, sınav günü, vermiş oldukları bilgileri içeren sınav başvuru formunu imzalamak, geçerli bir kimlik belgesini ibraz etmek, kimlik fotokopisini ve sınav ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu veya bankamatik makbuzunu görevlilere teslim etmek zorundadır. Bunların dışında, işverenleri tarafından sınav başvuruları topluca yapılan adaylar için, işverenin söz konusu evrakları topluca merkezimize elden veya posta yoluyla iletmesi ile de başvuru gerçekleştirilebilir.

Belgelendirme Kuruluşunun tüm departmanlarında çalışan personellerin müracaatı alınmayacaktır.. Belgelendirme Kuruluşunun belgelendirme sürecinde çalışan personellerin hissedar oldukları firmalardan gelen müracaatlar kabul edilmeyecektir.

Sınav ücreti, web sitesinde ilan edilen banka hesap numarasına, havale veya EFT yoluyla yatırılabileceği gibi elden de tahsil edilebilir. Ücretler yıllık olarak düzenlenir ve Belgelendirme Kuruluşu web sitesinden ilan edilir.

2.4.2 Kesin Başvuru:

Ön kaydı alınan Aday/Başvuru Sahibinin başvurusu, sekreter tarafından belgelendirme programında yer alan şartlara uygunluğu incelenerek ilgili programa göre ön şartlar kontrol edilir. Başvuru şartları sağlanıyorsa belgelendirme programına kabul edilir. Kesin başvurunun alınabilmesi için, ilgili programda belirtilen gerekli evrakların tamamlanması sağlanır. PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formu ve sınav için gerekli evrakların yer aldığı kişisel bazlı bir dosya (aday/başvuru Sahibi için) oluşturulur.

2.4.3 Kişisel Dosyanın Oluşturulması (Aday/Başvuru Sahibi için) :

Kişisel Dosyada aşağıda belirtilen Aday/Başvuru Sahibine ait evraklar bulundurulur. • PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formu • Adayda aranan şartlar ile ilgili evraklar • Kimlik Fotokopisi (nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport veya yasal olarak geçerli başka bir kimlik belgesi) • Ücret Yatırıldığına dair dekont

Belgelendirme Kuruluşu Beglelendirme başvuru şartları ile iligli genel bilgileri web sitesinden yayınlar, bunlar; • Belgelendirme şartları ve kapsamı, • Değerlendirme prosesinin tanımı, • Adayın/Başvuru Sahibinin hakları, • Belgelendirilmiş Aday/Başvuru Sahibinin sorumlulukları, • Ücretler

Aday/Başvuru Sahibinin doldurduğu PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formu içinde aşağıdaki tanımlar yer alır; Aday/Başvuru Sahibi isim, adres ve başvuru yaptığı belgelendirme programının gerekli kıldığı diğer bilgiler, İstenen belgelendirme kapsamı, Aday/Başvuru Sahibinin belgelendirme şartlarına riayet etmeyi ve değerlendirme için gerekli olan her türlü bilgiyi Belgelendirme Kuruluşu’na vereceğine dair taahhüt, Adayın/Başvuru sahibinin özel ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik talepte bulunma imkanı bildirimi (özürlüler için tekerlekli sandalye, görme engelliler için ses uyarı işareti vs..)

2.5 Belgelendirme Kapsamı:

Belgelendirme Kuruluşu başvurusu alınmış Aday/Başvuru Sahibinin başvuru yaptığı programa göre sınavı PB.PR16 Sınav Prosedürü’ ne göre gerçekleştirilir.

Kalite Yöneticisi sınav sonrası kendisine ulaştırılan sınav evraklarını sınav dosyasına ekler. Adayın kişisel dosyası ve sınav dosyası belgelendirme kararı için Karar Vericiye sunar. Karar Verici ilgili programda belirtilen şartların yerine getirildiğinin ve sınav sonuçlarının kontrolünü yapar PB.FR27 Sınav Sonuç değerlendirme ve Karar Formu’ nu ilgili alanları doldurup onaylar. Karar Verici onayladığı sınav evraklarını Belgelndirme Müdürüne iletir.Belgelendirme Müdürü gerekli incelemeleri yaptıktan sonra belge almaya hak kazanan adaylar sınav sonuç listesine kaydedilerek MYK’na gerekli bildirimler yapılır ve gönderilir.

Karar Verici Personel belgelendirmesinin ilgili tüm dokümanlara uygun gerçekleştirildiğini kontrol ederek yapılan sınavların, sınav sonucu ortaya çıkan kayıtların doğrulanması ve talep edilen belgenin verilmesi, geçerliliğinin sürdürülmesi, yenilenmesi, kapsamının genişletilmesi veya daraltılması, iptali, askıya alınması, kararını verir.

Güncellenmiş ulusal yeterliliğe göre sınav ve belgelendirme süreçlerinin uygunluğunu önce TÜRKAK’a ve daha sonra MYK ’ya onaylatması gerekmektedir. Ancak, MYK nın gerekli gördüğü hallerde, firmamızın süreçlerinin TÜRKAK tarafından onaylanmasını beklemeksizin MYK tarafından gerekli incelemeleri yaparak revize edilen ulusal yeterlilikte sınav ve belgelendirme yapma yetkisi tarafımıza verilebilir. Toplam süreç maksimum 15 ay dır.

2.6 Belgelerin Hazırlanması:

Karar Verici belgelendirme onayını verdikten sonra belge almaya hak kazanan adayların listesi Sekreter tarafından hazırlanır ve MYK ‘ya bildirilir. Genel Müdür, Belgelendirme Müdürü veya Belgelendirme Kuruluşu adına yetki verdiği bir yönetici hazırlanan belgeleri imzalar.

Belgeler imzalandıktan sonra herhangi bir sebeple yanlış hazırlanmış olduğu fark edilirse, belgedeki yanlışlıklar düzeltilerek yenisinin düzenlenmesi sağlanır , aynı belge numarası verilir. Yanlış belge sahibine teslim edilmişse belge sahibi bilgilendirilerek yanlış hazırlanan belgeyi iade etmesi ve düzeltme yapılmış yeni belgesini alması gerektiği bildirilir. Yanlış hazırlanan belge üzerine “İPTAL” kaşesi basılarak iptal edilir.

Belge almaya hak kazanamayan adayların talep etmesi durumunda başarılı oldukları yeterlilik birimleri için birim başarı belgesi düzenlenir ve adaylara teslim edilir. Verilebildiği takdirde(ulusal europass merkezi çalışmaları aktifse) Belgelendirilmesi yapılan her bir ulusal yeterlilik için Europass Sertifika Eki düzenlenir ve Ulusal Europass Merkezi veri tabanına yüklenir. Adaylar Europass Sertifika Eki hakkında adaylar bilgilendirilir. Mesleki Yeterlilik Belgesi sahipleri Europass Sertifika Ekini veri tabanı üzerinden de indirebilir.



2.7 Belgelerin Gönderilmesi:

Belgelerin gönderilmesi sekreter tarafından yapılır. Hazırlanan belgeler belge sahibine PB.FR28 Belge Teslim Tutanağı imzalattırılarak teslim edilir. Belge sahibinin talebi halinde, PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formundaki adresine posta veya kargo ile gönderilir. Belgelendirme Kuruluşu’na başvuru yapacak olan aday/başvuru sahibi kişilere sözleşme imzalatılır aday belge almaya hak kazandığında bir nüshası Belgelendirme Kuruluşu tarafından imzalatılarak adaya gönderilir.

2.8 Belgelerin ilanı duyurulması:

Belgelendirme Kuruluşu tarafından belgelendirilen kişilerin listesi (Adı, Soyadı, Belge Numarası, T.C Kimlik No, Belge Geçerlilik Tarihi) ilgili taraflara duyurulmak üzere web sitesinde yayınlanır. Belge sorgulama TC Kimlik numarası ile yapılır.Kişiler bu bilgilere ulaşmak için web sayfasında sorgulayarak bilgilerini görebilir.

2.9 Belgelerin Kaybedilmesi:

Belge sahibi, belgesini geçerlilik süresi içinde kaybettiğini belirterek ve yeni belge düzenlenmesini talep edebilir. Belge yenileme ücreti alınarak kaybedilen belge bilgilerini içerir yeni bir belgenin basımı sağlanır . MYK tarafından düzenlenen belge Sahibine imza karşılığı teslim edilir.

2.10 Gözetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi:

Gözetim Sıklığı: Gözetim sıklığı belgenin veriliş tarihinden itibaren 3. Yılın sonunda başlar ve 1 yıl süre ile devam eder.

Sekreter; Gözetim faaliyetinin yürütülmesini, Aday ve Belgelendirilen Kişi, Kuruluş ve Kurum Personeli kayıtlarının tutulmasını sağlar.

Sekreter tarafından kesin başvurusu alınan her adaya verilmiş olan aday numarasına göre işlem yapar. Belgelendirilmek üzere başvurusu alınanların gözetim takibi aday kayıt numarası ile yapılır.

Aday takip kütüğünde gözetim zamanı gelmiş adayların listesi sekreter tarafından alınarak gözetim işlemleri başlatılır.

Sekreter, her gözetimden önce belgelendirilmiş kişilerin dosyalarını gözden geçirir, gözden geçirme sonucunda belgelendirilmiş personelin PB.FR25 Aday Belgelendirme Başvuru Formu’ nda belirtilen şartlara uyup uymadığı genel kontrolünü yapar ve Belgelendirilmiş kişilerden gelen gözetim evraklarını Karar vericiye iletir. İlgili ulusal yeterlilik ile belirlenen gözetim evrakları, belirlenen gözetim süresinin başlamsına en az 1 ay kala adaylardan/başvuru sahiplerinden istenir. Belgelendirilmiş personel, 3. Yılın sonunda 1 yıl süre içerisinde performans değerlendirmesine tabi tutulur. Performans değerlendirmesi sınav yapıcı tarafından yapılır. Performans ölçme yöntemeleri ilgili mesleki yeterlilik sınav şartnamesinde (PB.ŞT.02-16 ) tanımlanmış olup, performans ölçmede başarılı olan adayların belgelerinin kullanımının devam etmesine izin verilir. Ancak performans ölçümünde başarısız olan adayların belgesi askıya alınır ve adaya performans ölçümündeki eksikliklerinin giderilmesi için 6 ay süre verilir. Bu süre zarfında aday gereken işlemleri yapmaz ise belge 6. Ayın sonunda iptal edilir. Bu durum belgelendirilmiş kişiye e-posta yoluyla bildirilir. Eğer karar uygun değilse belge askıya alınır. Belgenin askıya alındığı hem e-posta ile belgelendirilmiş kişiye bildirilir, hem de web sitemiz üzerinden üçüncü kişilere ilanen duyurulur. Tüm yazışma ve kayıtlar belge sahibinin kişisel dosyasında saklanır.

16UY0253-2 İnşaat İşçisi yeterliliğinde Gözetim Sıklığı: Gözetim sıklığı belgenin veriliş tarihinden itibaren 2. Yıl ile 3. Yıl arasında yapılır. Belgelendirilmiş personel, 2. Yıl ile 3. Yıl arasında bir tarihte performans değerlendirmesine tabi tutulur. Performans değerlendirmesi sınav yapıcı tarafından yapılır. Performans değerlendirmesi sınav yapıcı tarafından, belge sahibinin bildireceği bir işyerinde performans izlenmesi şeklinde yapılacaktır.

Aşağıdaki tabloda yeterliliklerin gözetim süreleri detaylandırılmıştır.